Comment rédiger un cahier des charges site web + Modèle à télécharger

Si son rôle est souvent minimisé, le cahier des charges est en réalité essentiel, et son utilité se révèle souvent en plein cœur du projet. 

Mais pour qu’un cahier des charges soit efficace, encore faut-il qu’il soit bien conçu.

Dans cet article, nous vous proposons une structure simple et claire à utiliser afin de créer votre cahier des charges pas à pas.

En bref : qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un peu la feuille de route de votre projet, la base de toute fondation. 

Ce document consigne toutes les informations à connaître pour votre projet de site internet, de l’objectif du site à son design en passant par des fonctionnalités spécifiques à intégrer comme un formulaire de contact par exemple.

Certains peuvent le voir comme une perte de temps, ayant déjà une idée du futur site web. Cependant, celui-ci vous permet en réalité d’économiser beaucoup de temps, en mettant sur papier chaque détail du site web afin d’éviter des oublis ultérieurs.

Qui rédige le cahier des charges ? 

Le cahier des charges est un document qui doit être rédigé par le donneur d’ordre, donc le client.

Lorsque le client n’a pas les connaissances pour mettre en place un tel document ou qu’il passe par une agence spécialisée, celle-ci le rédige avec lui, de manière conjointe, ledit document. 

Le document est ensuite délivré au chef de projet et à l'ensemble des équipes et des intervenants impliqués dans le projet puisqu’il contient toutes les informations nécessaires à la réalisation du site internet.

Comment rédiger un bon cahier des charges ?

Voyons maintenant comment rédiger un cahier des charges efficace. Nous allons détailler les différents points que celui-ci doit contenir pour la réalisation d’un site web. 

À noter que selon de chaque situation et besoin, le cahier des charges peut contenir plus ou moins d’informations. À vous de juger ce qui est pertinent et doit impérativement apparaître dans celui-ci. 

Le contexte général du projet

Il s’agit d’informations basiques sur le projet et le cahier des charges de celui-ci. 

Cette partie contient des données comme l’identité du client, le nom de l'agence en charge de la création - ou de la refonte - du site internet. Le secteur d’activité, valeurs de l’entreprise, etc.

Vous l’aurez compris, cette partie sert uniquement à mettre en place les fondements du projet afin de comprendre qui est le client, qui est le ou les prestataires, et dans quel but le projet est mené.

Une description du projet

Passons maintenant au vif du sujet. Ici, il est question de présenter votre projet de site web dans les grandes lignes. 

Quel est l’objectif du site ? Un site vitrine, une landing page, une boutique en ligne ? Quels sont les clients cibles, quelle doit être l’ambiance du site ? 

Quel est le trafic visé actuellement ? 

Dans le cas où un site existe déjà et que vous souhaitez effectuer une refonte, décrivez votre ancien site également, son trafic, son activité… .

Concevoir l’arborescence du site 

Une fois ces éléments couchés sur papier, on peut passer à une autre étape : l’arborescence du site. Cette étape consiste à concevoir un plan clair du futur site. Il doit comprendre les différentes hiérarchies entre les pages, ainsi que les connexions entre elles. 

L’arborescence du site permet d’avoir une vision globale du squelette de celui-ci. Elle permet de savoir aussi si vous avez besoin d’autres pages, et quels seront les pages à prioriser par la suite (lors d’une stratégie SEO par exemple). 

Une description graphique du site internet

Lors de la conception d’un site, des web designers spécialisés se chargent généralement de la conception graphique de celui-ci. Si votre futur site est une extension d’une marque déjà existante qui possède sa charte graphique, le mieux est l’intégrer au cahier des charges afin que l'équipe puisse la retrouver.

En ce qui concerne le design du site, le mieux est d’intégrer des références ( comme des captures d’écran de site qui vous plaisent, des images pour des sections précises, etc) afin d’aider l'équipe technique à cibler au moins vos attentes.

Une liste de contenus à créer et à rédiger

Un site web a besoin de contenus. Après avoir décidé de l’aspect et de la structure de votre site, vous devez maintenant porter une attention particulière à son contenu. 

Le contenu d’un site peut avoir deux objectifs : 

• Un objectif de conversion, on parle de copywriting
• Un objectif de positionnement, on parle ici plutôt de rédaction ciblée SEO

Enfin, les contenus ont de plus en plus tendance à mélanger les deux objectifs, avec des textes travaillés pour convertir, tout en étant optimisés pour les moteurs de recherche. 

Lors du lancement d’un nouveau site web, le cahier des charges doit inclure les contenus qui devront être créés, et par qui ils seront créés. 

La page d’accueil, à propos, contact, … sont la base. Les articles de blogs, eux, permettent de donner plus d’autorité et de présence au site, ce qui, intégré à une stratégie SEO permet d’améliorer le référencement naturel de votre site internet.

La liste des fonctionnalités présentes sur le site

De quelles fonctionnalités le client a-t-il besoin sur son site ? Souhaite-t-il un formulaire de contact, une section “recherche” ou même un chatbot ou la prise de rendez-vous en ligne ? 

Selon le secteur d’activité du client ainsi que de ses objectifs, le site peut comporter de nombreuses fonctionnalités. Pour cette raison, il est essentiel de les comptabiliser et les lister par écrit afin de n’oublier aucun détail à la fin du projet.

La vérification des point juridiques

Un site web se doit de suivre plusieurs réglementations juridiques. Cela comprend : 

• La page de mentions légales, qui doit contenir des informations obligatoires comme l’éditeur du site, les moyens de contact, l’adresse de l’hébergement, etc. 
• Les mentions RGPD, car tout site web doit être conforme aux règles RGPD en vigueur. Une infraction à cette règle est susceptible de 75 000 euros d’amende.
• Les CGV (Conditions Générales de Vente), qui décrivent les conditions qui entourent la vente de vos produits ou services. Cela comprend les politiques de retour, remboursement, délais de paiement, etc. 

S’assurer des performances techniques du site

Un site web ne doit pas seulement être esthétique et fonctionnel. Afin de bien se positionner, de conserver les visiteurs sur ses pages ou de s’afficher correctement, le site web doit respecter de nombreux critères techniques. 

Cela comprend : 

Le responsive, qui permet à un site de s’afficher de manière correcte et esthétique sur tout support (Ordinateur, PC, Tablette ou Smartphone), même s’il ne s’agit pas du même format d’affichage.

L’accessibilité, car un site se doit d’être accessible à tous, même aux personnes en situation de handicap. Cela implique donc d’ajouter des textes alternatifs et la gestion des contrastes, des couleurs et avec la typographie.

La sécurité est enfin un élément important. Les actions de sécurité de base comprennent la mise en place d’un protocole HTTPS, le certificat SSL, mais aussi les filtres anti-spam et les protections anti phishing.

Suivre le budget alloué

Un cahier des charges permet de clarifier les différentes tâches qui seront accomplies et donc d’identifier le budget qui sera alloué à chacun. Celui-ci facilite la gestion des missions et des fonds réservés au site. 

Si le cahier des charges est bien établi, le client sait quel sera le coût global de son site, sans mauvaises surprises.

Respecter les délais de réalisation 

Vous avez convenu que le site sera prêt d’ici 2 mois ? Les délais peuvent être indiqués dans le cahier des charges. En plus du délai global, vous pouvez également décider du délai que prendra la réalisation de la marquette, par exemple, celui nécessaire pour rédiger le contenu, etc. 

Se référer à ce document en cours de route permet de savoir où se situe l'équipe dans le projet, si elle est en avance, en retard et doit rectifie le tir le cas échéant.

En bref…

… nous l’avons déjà dit, mais un rappel ne fait pas de mal : le cahier des charges doit contenir toutes les informations importantes et les détails de la réalisation de votre site web. 

Vous avez désormais une liste de points à mentionner dans celui-ci. Vous pouvez également , selon les spécificités de votre projet, ajouter d’autres informations, en omettre certaines, bref, compléter ce document comme vous le jugez le plus pertinent. 

Les avantages d'un cahier des charges 

Nous avons vu ce que devait contenir un cahier des charges. Vous avez encore un doute sur l’utilité d’en rédiger un lors de la conception d’un site web ? Voici une liste des principaux avantages de ce document.

Mettre en place une meilleure collaboration

Qui dit collaboration dit communication, échange et planification. Car en équipe, il est essentiel de s’organiser afin d’avancer rapidement et sans embûche, le cahier des charges prend toute sa place. 

Ce document facilite la communication aussi bien entre l’entreprise en charge du projet et le client qu’entre chaque prestataire externe à qui il est possible de recourir pour des besoins spécifiques. 

Puisque tous les sites web sont différents, ce cahier des charges permet de spécifier à l’ensemble de l’équipe travaillant sur le projet les contraintes, objectifs, voire les besoins de développement, etc.

Avoir un document de référence tout au long du projet

De la même manière, le cahier des charges fonctionne comme un document de référence, utile tout au long du projet. Il permet dans un premier temps de rédiger l'ensemble des besoins, objectifs et contraintes de l’entreprise ou du client qui demande le site. 

Dans un second temps, il favorise un travail plus fluide

Éviter les conflits

Les conflits lors de projets sont rares, mais cela ne veut pas dire qu’ils sont inexistants. Que ce soit du côté de l’entreprise prestataire ou du client, un cahier des charges permet d’éviter : 

• Les manquements du côté des prestataires
• Les demandes inopinées du côté du client

Le cahier des charges n’est pas un devis, et ne peut pas être utilisé comme tel. Mais tout comme celui-ci, il s’agit d’une assurance détaillée supplémentaire permettant de préciser chaque étape du projet et d’éviter les manquements et changements de dernières minutes.

Les erreurs à éviter dans la rédaction de son cahier des charges pour site web

Sous estimer l’importance d’un élément

Non, la charte graphique n’a pas besoin d'être détaillée… nous avons compris l’identité de la marque… .

Il y a en réalité beaucoup d'éléments qu’on peut négliger sans s’en rendre compte.

Or, que ce soit pour la création d’un site web ou sa refonte, nous vous conseillons de toujours détailler au maximum, qu’il s’agisse du fond ou de la forme, des techniques et des outils utilisés ou quoi que ce soit d’autre.

Ne pas faire d’étude de persona

Un site internet doit plaire au client… mais aussi et surtout aux utilisateurs. Une étude de persona est essentielle afin de savoir qui est le client cible du site, et comment créer une interface qui corresponde à ses attentes. 

Négliger la création du contenu 

Le contenu d’un site est aussi important que sa conception. Sans contenu pertinent, le site ne pourra pas bien se positionner sur Google afin d’attirer des visiteurs, ni les convertir. 

Or, il arrive que certaines agences de création de sites web ne proposent pas de création de contenus, ou qu’elles collaborent avec un prestataire externe. À vous alors de vous informer afin de savoir si l’entreprise prend en charge le contenu, et si elle peut vous fournir une stratégie de mots clés et de la rédaction sur le long terme.

Ne pas préciser le coût d’utilisation mensuel ou annuel du site

Hébergement, nom de domaine, plug-ins, outils externes, CMS … tant de points qui ont un coût, surtout une fois cumulés.

Ces coûts entrent-ils dans le budget du client ? Nous vous conseillons d'indiquer le budget annuel du site dans le cahier des charges ou le budget maximal que le client peut allouer à celui-ci, afin d’éviter les mauvaises surprises.

Télécharger notre modèle gratuitement

En si vous souhaitez gagner du temps, nous mettons à disposition un modèle de cahier des charges que vous pouvez télécharger gratuitement. Il suffira ensuite de remplir les informations que vous jugez nécessaire et de personnaliser à vos couleurs. Bon courage pour votre projet !

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